Structureren: onderdelen

Vaak heeft de ontvanger van jouw brief al vele andere brieven gelezen en dan kan het prettig zijn wanneer jouw brief helder en compact is en je meteen tot de kern komt.

Dat kun je doen door – net als bij het schrijven van andere teksten – een eerste en een tweede (en wellicht zelfs derde en vierde) versie te schrijven van je brief. In de eerste versie schrijf je alles op waarvan je denkt dat je het wilt vermelden, waarna je in de volgende versie checkt of dat werkelijk allemaal relevant is en of alles wel mooi op een pagina past. Schrijven is schrappen, ook voor een motivatiebrief.

Aanhef

Start je motivatiebrief met een aanhef. Als je de naam van de contactpersoon weet dan kun je je brief gericht aan deze persoon schrijven.

Afhankelijk van hoe (in)formeel het bedrijf is waarbij je solliciteert, begin je je brief met ‘Beste [voor- en achternaam]’ of ‘Geachte heer/mevrouw [achternaam]’. Weet je niet aan wie je je brief richt, dan kun je het beste kiezen voor ‘Geachte heer, mevrouw’.

Opening

Leg uit waar je de vacature gevonden hebt of waar je over de vacature gehoord hebt (website, mediakanalen, op campus, kennissen) en dat je wilt solliciteren op functie X.

Motivatie

In de volgende alinea kun je aangeven waarom je op een bepaalde functie solliciteert. Beschrijf wie jij bent als professional, maar vooral ook waarom jij de beste match bent voor de functie en waarom je graag bij een specifiek bedrijf wilt werken.

Werkgevers trekken liever kandidaten aan die intrinsiek gemotiveerd zijn voor een functie bij hun organisatie. Vermijd het daarom om als motivatie te geven dat je je vorige baan niet meer interessant vindt, maar schrijf dat je graag je ervaring uitbreidt. Je schrijft hetzelfde, maar verwoordt het positief.

Waarom jij

Verkoop jezelf in de volgende alinea. Waarom ben jij geschikt voor deze functie? Geef aan waarom jouw persoonlijkheid bij de functie en bij het bedrijf past. Geef hierbij concrete voorbeelden en geef aan waarom je opleiding en eerdere werkervaring goed aansluiten bij deze functie.

Als je weinig werkervaring of geen passende opleiding hebt, dan kun je met concrete voorbeelden aangeven waarom jij toch geschikt bent. Geef ook aan dat je bereid bent om verder te leren.

Heb je een functiebeperking? Dan kun je ervoor kiezen om dat in deze alinea te beschrijven, bijvoorbeeld om aan te geven hoe jij omgaat met moeilijke situaties en om eventuele ongemakkelijke situaties bij het gesprek te voorkomen. Een oud-student van de HvA deed dat als volgt:

Let wel: vermeld je functiebeperking alleen als het een meerwaarde heeft en jij je er goed bij voelt. Je kunt er ook voor kiezen om dit bijvoorbeeld tijdens het gesprek te benoemen. Je bent op geen enkel moment verplicht om een functiebeperking te vermelden, maar mensen kunnen er pas rekening mee houden als ze ervan weten.

Slot

In de laatste alinea geef je aan dat je graag verder in contact wilt komen. Probeer zelfverzekerd over te komen en geef aan dat je bereid bent om je cv en motivatie verder toe te lichten in een gesprek.

Als slotgroet is "Met vriendelijke groet(en)" de meest gebruikelijke manier om je brief af te sluiten. Deze groet kun je zowel in formele als informele situaties gebruiken.

Bijlagen

Bij een motivatiebrief stuur je bijna altijd wel een aparte bijlage mee, vaak je cv. Eventueel stuur je ook een portfolio mee, of een URL met een verwijzing naar een ander platform.

Benoem in je brief dat je deze informatie hebt meegestuurd zodat de lezer weet dat die nog meer informatie kan verwachten.