Corresponderen

Het helpt daarbij om het schrijfproces te volgen.

Voorbereiden

Bedenk aan wie je de brief of mail wilt schrijven. Bij vrienden of studiegenoten gebruik je een informele toon, terwijl je toon in een brief naar een organisatie of bedrijf juist formeel blijft. Bedenk dus welke relatie je met de ontvanger hebt; bij je studiegenoot kun je gerust ‘Hoi …’ of ‘Ola!’ gebruiken, maar bij formele correspondentie is het beter om te beginnen met ‘Geachte heer/mevrouw …’ of, als je de ontvanger iets beter kent, met ‘Beste …’ of Dag …’. Noem ook de naam van de ontvanger als je die weet: 'Beste mevrouw Kwakman', 'Beste Diana', of 'Geachte heer Van den Hoeven'.

In deze fase kun je ook alvast bedenken wat je eigenlijk wilt melden. Bedenk eerst of wat je wil zeggen of vragen, geschikt is voor een e-mail (dus geen emotionele verhalen, boze beschuldigingen of sarcastische grapjes). Wil je informatie geven of vragen? Heb je een suggestie of juist een klacht? Meld dat in de onderwerpsregel, zodat gelijk duidelijk is waarom jouw mail of brief de moeite van het lezen waard is.

Structureren

Je inhoud bestaat uit drie onderdelen: inleiding, kern en slot. In je inleiding schrijf je de aanleiding van je e-mail en de belangrijkste boodschap of vraag. Aanvullende informatie zet je in het middenstuk en in het slot geef je aan wat je verwacht of hoe de procedure verder zal gaan. Daarnaast heb je misschien een bijlage; voeg die zo snel mogelijk toe aan je mail. Dan verklein je de kans dat je dat vergeet.

Begin na je aanhef met dat wat de ontvanger als eerste moet weten en draai er niet omheen (lezers zijn lui!). Zeg bijvoorbeeld liever eerst dat je je college hebt gemist en geef daarna de reden. Na deze kernboodschap benoem je het doel van je brief of mail.

Denk ook aan de afsluiting van je brief of mail. Een goed slot bevat een conclusie of terugkoppeling naar het doel, en de actie die je eventueel van de ontvanger verwacht. Een neutrale afsluiting is ‘Met vriendelijke groeten’, maar varianten daarop zijn zeker mogelijk. Daaronder komt je voor- en achternaam en eventueel je klas, studentnummer en telefoonnummer.

Formuleren

In een formele brief of mail kies je een daarbij passende toon. Gebruik dan nette, maar moderne taal. Vaak gaat het fout als er ouderwetse woorden (bijvoorbeeld 'aangaande' in plaats van 'over' gebruikt worden. Bovendien wordt het dan lastiger leesbaar. Dat geldt eveneens voor de naamwoordstijl (bijvoorbeeld ‘De toetsing van het systeem’ in plaats van ‘We gaan het systeem toetsen’) en voorzetseluitdrukkingen (bijvoorbeeld ‘door middel van’ in plaats van ‘door’).

Vermijd verder lange zinnen en clichés. Ook de passieve vorm kun je beter vermijden; daarmee wordt je brief onduidelijker dan nodig. Als je schrijft vanuit jezelf, dan is meteen duidelijk wie wat gaat doen of laten. Het gerucht gaat dat je nooit met ‘Ik’ mag beginnen, maar daar mag je gerust van afwijken als dat beter is voor je brief.

Schrijf bij voorkeur vanuit een positieve benadering. Geef dus niet aan hoe ontzettend ellendig je het vindt dat je niet naar college kon komen, maar schrijf daarentegen dat je ernaar uitkijkt om in de toekomst wel naar alle colleges te komen. Denk daarbij dus vanuit de ontvanger. Wat zou die liever lezen: een jammerklacht of een oplossing?

Spreek de ontvanger ook aan. In academische teksten is dat niet gebruikelijk, maar in een brief of mail helpt dit om de ontvanger bij jouw inhoud te betrekken. In formele correspondentie kies je voor ‘u’, in informele correspondentie gebruik je ‘je’.

Redigeren

Lees je brief of mail altijd nog eens door. Een fout is snel gemaakt, en vooral in formele correspondentie kun je dat beter vermijden. Gebruik bijvoorbeeld deze checklist:

Zorg er ook voor dat je brief of mail er netjes uitziet, met een duidelijke indeling in alinea’s, inclusief aanhef en afsluiting. Gebruik daarvoor witregels en structuurwoorden. Je kunt eventueel kopjes en/of opsommingen gebruiken als je brief of mail langer is dan een paar alinea’s.