Efficiënt vergaderen

Het proces

Je laat een vergadering efficiënt en gestructureerd verlopen als alle deelnemers voor de vergadering en per agendapunt op de hoogte zijn van ODAT:

• Onderwerp: waarover praten we?
• Doel: waarom/met welk doel praten we over dit onderwerp?
• Aanpak: hoe/op welke manier praten we over dit onderwerp?
• Tijd: hoe lang praten we over dit onderwerp?

De rollen

Voor een goed verloop van een vergadering is er een bepaalde rolverdeling nodig. De belangrijkste rollen zijn die van voorzitter, notulist en deelnemer.

Taken voorzitter

• Vergadering voorbereiden en leiden
• Agenda opstellen en deze vooraf aan de deelnemers sturen
• Vergadering openen
• Agendapunten inleiden en doel en tijd bewaken
• Gespreksbeurten verdelen (mensen het woord geven)
• De orde en de sfeer bewaken
• Besluitvorming stimuleren
• Samenvatting geven
• Vergadering sluiten

Taken notulist

• Goed voorbereiden op de vergadering
• Goed luisteren en belangrijke informatie noteren
• Indien nodig om verduidelijking vragen
• Gemaakte afspraken en besluiten controleren

Taken deelnemer

• Voor de vergadering de agenda en alle bijgevoegde stukken bestuderen
• Over een mogelijke inbreng nadenken
• Tijdens de vergadering een actieve bijdrage leveren
• Zich medeverantwoordelijk voelen voor het proces en de sfeer van de vergadering

De agenda

De voorzitter maakt de agenda en zorgt dat alle deelnemers deze een paar dagen voor de vergadering ontvangen. Een agenda heeft meestal ongeveer dezelfde inhoud:

1. Opening
2. Notulen van de vorige vergadering
3. Mededelingen
4. Agendapunten (het aantal verschilt per vergadering)
5. W.v.t.t.k. (Wat verder ter tafel komt)
6. Rondvraag
7. Sluiting