Hét online taaladviespunt HvA en UvA

Plan van aanpak

Als je een project moet uitvoeren, heb je vaak met veel verschillende factoren en mensen te maken. Om te zorgen dat het project overzichtelijk wordt en blijft en om te zorgen dat het project tot een goed einde wordt gebracht, schrijf je een plan van aanpak. In een plan van aanpak vertel je waarom je dit project gaat uitvoeren, hoe je dat wilt doen en wat je ermee wilt bereiken. Hieronder worden de verschillende onderdelen van een plan van aanpak besproken.

 

Tip: Het is belangrijk dat iedereen die meewerkt aan het project, zich aan het plan van aanpak committeert. De kans op slagen zal daarmee flink toenemen. Hiervoor kan het helpen om een samenwerkingscontract (pdf) samen te stellen en te laten ondertekenen door alle projectleden.

 

Het is belangrijk dat je plan van aanpak goed geschreven is. Houd daarom rekening met de zinsbouw, je woordgebruik en stijl.

 

De opbouw van een plan van aanpak

Elk plan van aanpak hoort bij een ander project. Elk project is anders en dus zal ook elk plan van aanpak er anders uitzien. Zorg ervoor dat jouw plan van aanpak past bij je project. De onderstaande indeling kun je aanpassen aan jouw wensen. Je kunt de kopjes bijvoorbeeld verder onderverdelen en zo een specifiek plan van aanpak schrijven voor jouw project.

 

Voorblad en inhoudsopgave

Begin je plan van aanpak met een voorblad (titelblad) en inhoudsopgave. Op het voorblad staan de volgende gegevens:

  • Titel & eventuele ondertitel
  • Naam van het vak
  • Naam van de docent
  • Datum van voltooiing
  • Naam van de auteur(s)
  • Studentnummer(s)
  • E-mailadres student(en)
  • Opleiding

Tip: geef het voorblad een zakelijke lay-out en zorg dat het inhoudelijk correct is.

Na het voorblad volgt de inhoudsopgave. Zo krijgt de lezer een beeld van de grote lijn van de structuur. De inhoudsopgave is als volgt opgebouwd:

  • Genummerde hoofdstukken: Een plan van aanpak bestaat uit een aantal onderdelen; ieder onderdeel is een hoofdstuk
  • Literatuurlijst: Dit is geen hoofdstuk maar een onderdeel
  • Bijlagen: Zorg voor een informatieve titel, nummer bij meer dan één bijlage

Tip: zorg voor een overzichtelijke inhoudsopgave; is de opbouw van de hoofdstukken logisch?

 

1. De aanleiding voor het project/de probleemstelling

In het hoofdstuk met de aanleiding en probleemstelling geef je achtergrondinformatie over het project. Je geeft een situatieschets en je omschrijft de aanleiding van het project. Vaak komt een project voort uit een probleem dat moet worden opgelost. Als dat zo is, dan omschrijf je hier het probleem en eventueel de oorzaken ervan. In dit onderdeel kun je ook de structuur van het plan van aanpak benoemen. Dat geeft de lezer duidelijkheid over wat hij kan verwachten. Let er op dat je de aanleiding niet verwart met de doelstelling; deze bespreek je pas in het volgende hoofdstuk.

 

Elementen probleemanalyse Toelichting
Situatieschets
  • Korte bondige bedrijfsomschrijving
  • In welke omgeving (sector, markt, afdeling etc.) speelt het probleem zich af?
Aanleiding
  • Waar komt de vraag vandaan, wat is de reden van de opdracht?
Probleemanalyse
  • Wat is het probleem? Waarom is het een probleem? Wanneer is het een probleem? Waar doet het probleem zich voor? Wie heeft het probleem? Hoe lang bestaat het probleem al? Wat zijn mogelijke oorzaken? Wat is de urgentie? Hoe groot is het probleem?

 

2. De doelstelling

Bij de doelstelling vertel je wat je wilt bereiken met het project. Wat is het doel? Waartoe leidt het project? Het kan zijn dat een project meerdere doelstellingen heeft, noem deze dan allemaal. Vertel ook waarom het (voor de opdrachtgever) van belang is dat de doelen worden bereikt. Zorg dus dat je de volgende vragen beantwoordt in dit hoofdstuk:

  • Waarom wordt dit project uitgevoerd?
  • Wat is het belang van de opdrachtgever?
  • Wie heeft welk mogelijk voordeel van uitvoering van dit project?

Nu je helder hebt wat je waarom wilt onderzoeken, moet je bij sommige opleidingen hier ook je (voorlopige) hoofd- en deelvragen formuleren. Daarmee krijg je een nog beter beeld en overzicht van de opdracht.

3. De opdrachtbeschrijving

In het hoofdstuk met de opdrachtbeschrijving vertel je precies wat de opdracht inhoudt. De opdracht vloeit voort uit de doelstelling(en) die je hiervoor hebt beschreven. Welke middelen ga je inzetten om dat doel of die doelen te bereiken? Meestal krijg je een duidelijke opdracht van een organisatie. Zorg dat de opdracht voor jezelf volledig duidelijk is. Wees bij de beschrijving van de opdracht ook zo specifiek mogelijk. Je beschrijft dus niet enkel de opdracht, maar ook de omvang van de opdracht, de manier waarop je zal rapporteren, het verwachte/gewenste resultaat enz. Als je een plan van aanpak schrijft voor een scriptie, vermeld je hier ook wat voor tussenproducten je op zal leveren. Ook als er beperkingen zijn die van belang zijn om te noemen, behandel je deze hier.

 

Elementen opdrachtbeschrijving Toelichting
Wat? Wat wordt er opgeleverd (definieer dit in concrete en/of meetbare resultaten)?
Wie? Wie gaat het project uitvoeren?
Wanneer? Wanneer wordt wat afgeleverd (eindproducten en/of deelproducten)?

 

4. De werkwijze

Nadat je hebt beschreven waarom je dit project doet, wat je ermee wilt bereiken en wat je precies gaat doen, beschrijf je nu hoe je dat gaat aanpakken. Je vertelt welke activiteiten je gaat ondernemen en wie en wat je precies nodig hebt. Je geeft dus ook aan wie er allemaal betrokken zijn bij het project en op welke manier. Hier bepaal je ook wat de projectgrenzen zijn: wat doe je wel en wat doe je niet. Je legt vast wat het werkgebied wordt (welke locatie, welke afdeling, welke bedrijfsprocessen etc.). Hier kun je ook vermelden hoe je de kwaliteit wilt gaan waarborgen tijdens het project, welke financiële middelen je tot je beschikking hebt en hoe de verdere organisatie verloopt.

 

Elementen werkwijze Toelichting
Hoe? Hoe ga je het project uitvoeren?
Waar? Leg de projectgrenzen van je werkgebied vast: welke bedrijfsprocessen, afdelingen, locaties etc.
Wat? Welke activiteiten ga je ondernemen?
Wanneer? Hoe lang duurt een bepaalde activiteit, hoeveel manuren is er nodig?
Waarmee? Wat is het budget?
Met wie? Wie heb je nodig binnen het project en hoe vaak of hoe lang?

 

5. De planning

Als laatste neem je in je plan van aanpak een projectplanning (activiteitenplanning) op. Zo verdeel je de taken onderling. In de projectplanning staat overzichtelijk (vaak schematisch) aangegeven wie wat wanneer doet. Wees kritisch en zorg dat je geen onderdelen vergeet. Je neemt bijvoorbeeld ook in de planning op wanneer er geëvalueerd wordt. Je kan er ook voor kiezen om de benodigdheden die per stap noodzakelijk zijn toe te voegen in het schema.